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Weniger Zeit mit E-Mail Labels verschwenden


Martijn Burgman - November 30, 2020 - 0 comments

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie Sie mit nur wenigen Klicks hilfreiche Einstellungen an ihrer Gmail Inbox vornehmen können um ihre E-Mails übersichtlich und strukturiert vorzusortieren. So verlieren Sie bei der täglichen Flut an E-Mails nicht den Überblick und vermeiden, dass wichtige E-Mails verloren gehen.

Ordnen Sie ihren E-Mails Labels zu und erstellen Sie Filter um eingehende E-Mails automatisch zuzuordnen. Je nach Themengebiet kann es zum Beispiel sinnvoll sein E-Mails thematisch nach Kunden, Projekten, Produkten oder Events einzuteilen.

Wie Sie diese Einteilung erstellen und die nötigen Einstellungen vornehmen zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel.

Wenn Sie in ihrem Arbeitsalltag beispielsweise viele verschiedene Kunden betreuen und mit Vertretern diverser Unternehmen in E-Mail Kontakt sind, kann es sehr sinnvoll Ihre Inbox dementsprechend nach Kunden zu sortieren.

1. Einen Filter einrichten

Öffnen Sie hierfür eine E-Mail, die Sie bereits von einem Kunden erhalten haben und klicken Sie auf den unten markierten Bereich.

Wählen Sie dann die Option “Ähnliche Nachrichten filtern” um einen entsprechenden Filter zu erstellen.

2. Definieren Sie die Filterkriterien

Daraufhin wird sich die im Bild gezeigte Anzeige öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit Filterkriterien zu definieren. Wollen Sie beispielsweise alle E-Mails, die Sie von Mitarbeitern einer bestimmten Firma erhalten in einem Label zusammenfassen, kann es sinnvoll sein deren E-Mail Adressen als Filterkriterium zu verwenden. Andere Optionen, die Sie wählen können, sind wie unten dargestellt beispielsweise der E-Mail Betreff oder Schlagwörter im Text.Tipp: Wenn Sie in der Zeile “Von” nur einen Vor- oder Nachnamen eingeben, werden alle E-Mails zugeordnet, deren Absender den entsprechenden Namen erhalten. Außerdem ist es möglich sämtliche E-Mails von derselben Domain zu erfassen. Geben Sie unter “Von” beispielsweise “*meinewebseite.com” ein, werden alle Absender erfasst, deren E-Mail Adressen mit “meinewebseite.com” enden. Dies kann hilfreich sein wenn Sie E-Mails von mehreren Personen innerhalb einer Firma erhalten, deren E-Mail Adressen dieselbe Domain haben.

3. Erstellen Sie den Filter

Nachdem Sie Ihre Filterkriterien definiert haben, gelangen Sie durch den Klick auf “Filter erstellen” zur folgenden Ansicht. 

4. Wenden Sie Labels an 

Hier können Sie ein bereits erstelltes Label auswählen oder auch ein neues Label erstellen. Wenn Sie bereits ein passendes Label erstellt haben, können Sie dieses hier auswählen und die definierten E-Mails so dem entsprechenden Label zuordnen.

Durch die Auswahl von “Filter auch auf X passende Konversationen anwenden.” werden zudem sämtliche bereits erhaltene E-Mails, die den definierten Kriterien entsprechen, retrospektiv dem entsprechenden Label zugeordnet. 

Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden betreuen und deshalb für diesen ein neues Label erstellen wollen, können Sie dies unter “Neues Label…” tun. 

Sie können dann den Namen des Labels festlegen und bei Bedarf auch untergeordnete Labels erstellen. Für eine bessere Übersichtlichkeit, kann es beispielsweise sinnvoll sein ein Label “Kunden” zu erstellen und diesem einzelne Labels pro Kunde unterzuordnen.


Mit dem Klick auf “Erstellen” ist der Vorgang abgeschlossen und das neu erstellte Label ist in der Übersichtsleiste in Ihrem Gmail Account sichtbar. Durch die Auswahl des markierten Bereichs am entsprechenden Label können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen. Sie können das Label weiter bearbeiten, untergeordnete Labels hinzufügen oder entfernen.

5. Verwenden Sie Labelfarben

Wir empfehlen es, den einzelnen Labels unterschiedliche Labelfarben zuzuordnen um auch visuell Struktur zu schaffen. So werden die E-Mails auch in ihrer Inbox mit der entsprechenden Farbe gekennzeichnet und Sie bekommen schon beim ersten Blick auf Ihre Inbox einen guten Überblick über deren Inhalt.

6. Arbeiten Sie mit einer Priority Inbox

Grundsätzlich empfehlen wir es Ihnen mit einer “priority inbox” zu arbeiten. Erstellen Sie hierfür die Labels “1. Ungelesen”, “2. Action” und “3. Waiting for” und “4. Alles andere”. Ordnen Sie alle E-Mails dem Label “Action” zu, deren Bearbeitung länger als 5 Minuten dauern wird. So vermeiden Sie es, dass Sie aufgrund von Zeitmangel wichtige E-Mails nicht direkt bearbeiten und später vergessen. Unter dem Label “Waiting for” können Sie E-Mails verwalten, für deren weitere Bearbeitung Sie zusätzlichen Input von Dritten brauchen.Diese Übersicht stellt sicher, dass entsprechende Aufgaben beim Warten auf Input nicht in Vergessenheit geraten und wichtige Aufgaben sofort erledigt werden.
Tipp: Sie können einer E-Mail beliebig viele Labels zuordnen! So können Sie eine E-Mail eines Kunden beispielsweise mit dem entsprechenden Kunden-Label kennzeichnen und trotzdem unter “Action” markieren. Die Labels werden automatisch alphabetisch angeordnet. Sie können also Nummern oder Buchstaben in Ihren Labels verwenden um diese nach ihrem Wunsch und Bedarf anzuordnen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie Sie mit nur wenigen Klicks hilfreiche Einstellungen an ihrer Gmail Inbox vornehmen können um ihre E-Mails übersichtlich und strukturiert vorzusortieren. So verlieren Sie bei der täglichen Flut an E-Mails nicht den Überblick und vermeiden, dass wichtige E-Mails verloren gehen.

Ordnen Sie ihren E-Mails Labels zu und erstellen Sie Filter um eingehende E-Mails automatisch zuzuordnen. Je nach Themengebiet kann es zum Beispiel sinnvoll sein E-Mails thematisch nach Kunden, Projekten, Produkten oder Events einzuteilen.

Wie Sie diese Einteilung erstellen und die nötigen Einstellungen vornehmen zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel.

Wenn Sie in ihrem Arbeitsalltag beispielsweise viele verschiedene Kunden betreuen und mit Vertretern diverser Unternehmen in E-Mail Kontakt sind, kann es sehr sinnvoll Ihre Inbox dementsprechend nach Kunden zu sortieren.

Step 1: Einen Filter einrichten

Öffnen Sie hierfür eine E-Mail, die Sie bereits von einem Kunden erhalten haben und klicken Sie auf den unten markierten Bereich.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist Step-1.1.png

Wählen Sie dann die Option “Ähnliche Nachrichten filtern” um einen entsprechenden Filter zu erstellen.

Step 2: Definieren Sie die Filterkriterien

Daraufhin wird sich die im Bild gezeigte Anzeige öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit Filterkriterien zu definieren. Wollen Sie beispielsweise alle E-Mails, die Sie von Mitarbeitern einer bestimmten Firma erhalten in einem Label zusammenfassen, kann es sinnvoll sein deren E-Mail Adressen als Filterkriterium zu verwenden. Andere Optionen, die Sie wählen können, sind wie unten dargestellt beispielsweise der E-Mail Betreff oder Schlagwörter im Text.

Tipp: Wenn Sie in der Zeile “Von” nur einen Vor- oder Nachnamen eingeben, werden alle E-Mails zugeordnet, deren Absender den entsprechenden Namen erhalten. Außerdem ist es möglich sämtliche E-Mails von derselben Domain zu erfassen. Geben Sie unter “Von” beispielsweise “*meinewebseite.com” ein, werden alle Absender erfasst, deren E-Mail Adressen mit “meinewebseite.com” enden. Dies kann hilfreich sein wenn Sie E-Mails von mehreren Personen innerhalb einer Firma erhalten, deren E-Mail Adressen dieselbe Domain haben.

Step 3: Erstellen Sie den Filter

Nachdem Sie Ihre Filterkriterien definiert haben, gelangen Sie durch den Klick auf “Filter erstellen” zur folgenden Ansicht.

Step 4: Wenden Sie Labels an 

Hier können Sie ein bereits erstelltes Label auswählen oder auch ein neues Label erstellen. Wenn Sie bereits ein passendes Label erstellt haben, können Sie dieses hier auswählen und die definierten E-Mails so dem entsprechenden Label zuordnen.

Durch die Auswahl von “Filter auch auf X passende Konversationen anwenden.” werden zudem sämtliche bereits erhaltene E-Mails, die den definierten Kriterien entsprechen, retrospektiv dem entsprechenden Label zugeordnet.

Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden betreuen und deshalb für diesen ein neues Label erstellen wollen, können Sie dies unter “Neues Label…” tun.

Sie können dann den Namen des Labels festlegen und bei Bedarf auch untergeordnete Labels erstellen. Für eine bessere Übersichtlichkeit, kann es beispielsweise sinnvoll sein ein Label “Kunden” zu erstellen und diesem einzelne Labels pro Kunde unterzuordnen.

Mit dem Klick auf “Erstellen” ist der Vorgang abgeschlossen und das neu erstellte Label ist in der Übersichtsleiste in Ihrem Gmail Account sichtbar. Durch die Auswahl des markierten Bereichs am entsprechenden Label können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen. Sie können das Label weiter bearbeiten, untergeordnete Labels hinzufügen oder entfernen.

Step 5: Verwenden Sie Labelfarben

Wir empfehlen es, den einzelnen Labels unterschiedliche Labelfarben zuzuordnen um auch visuell Struktur zu schaffen. So werden die E-Mails auch in ihrer Inbox mit der entsprechenden Farbe gekennzeichnet und Sie bekommen schon beim ersten Blick auf Ihre Inbox einen guten Überblick über deren Inhalt.

Step 6: Arbeiten Sie mit einer Priority Inbox

Grundsätzlich empfehlen wir es Ihnen mit einer “priority inbox” zu arbeiten. Erstellen Sie hierfür die Labels “1. Ungelesen”, “2. Action” und “3. Waiting for” und “4. Alles andere”. Ordnen Sie alle E-Mails dem Label “Action” zu, deren Bearbeitung länger als 5 Minuten dauern wird. So vermeiden Sie es, dass Sie aufgrund von Zeitmangel wichtige E-Mails nicht direkt bearbeiten und später vergessen. Unter dem Label “Waiting for” können Sie E-Mails verwalten, für deren weitere Bearbeitung Sie zusätzlichen Input von Dritten brauchen.Diese Übersicht stellt sicher, dass entsprechende Aufgaben beim Warten auf Input nicht in Vergessenheit geraten und wichtige Aufgaben sofort erledigt werden.

Tipp: Sie können einer E-Mail beliebig viele Labels zuordnen! So können Sie eine E-Mail eines Kunden beispielsweise mit dem entsprechenden Kunden-Label kennzeichnen und trotzdem unter “Action” markieren. Die Labels werden automatisch alphabetisch angeordnet. Sie können also Nummern oder Buchstaben in Ihren Labels verwenden um diese nach ihrem Wunsch und Bedarf anzuordnen.

Fazit

Alleine mit diesem einfach Tipp, können Sie Ihre Gmail Inbox übersichtlicher gestalten und strukturieren. So sparen Sie sich nicht nur wertvolle Zeit beim täglichen Bearbeiten Ihrer E-Mails, sondern vermeiden es auch, dass Sie wichtige E-Mails übersehen. Teilen Sie uns in den Kommentaren mit, mit welchen Trick und Tipps Sie Ihre Inbox verwalten. Für weitere Fragen stehen wir immer zur Verfügung.

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