Wie man einfach OKRs in Google sheets abbilden kann

1. Was sind OKRs und wieso sind sie wichtig?

Wenn Sie mit OKRs vertraut sind, können Sie diesen Abschnitt überspringen und direkt zu OKRs – Objective und Key Results wechseln, um einzelne Teams und unternehmen zu verwalten.

OKRs wurden bei Intel von Andy Grove basierend auf Managementmethoden wie z.B. SMART-Zielen und sog. Management by Objectives (MBO) eingeführt. Die Methode wurde bekannter, als Google Ende der 90er Jahre das Konzept übernahm. Schließlich eröffnete John Doerr das Thema mit seinem Buch “Measure what matters” einem noch größeren Publikum, was die Grundlage für die aktuellen Adaptionen in der derzeitigen Praxis bildet.

OKRs können als Methode gesehen werden, Ziele im Detail aufschlüsseln und zusammenführen. Die geschieht oft quartalsweise. Wichtig ist die Perspektive aus Unternehmenssicht auf die einzelnen Teams, die dazu beitragen, sowie die Teammitglieder auf persönlicher Ebene, aufzuschlüsseln und auszurichten. In dieser Hinsicht arbeiten OKRs ideal mit dem Konzept der Unternehmensvision und -mission zusammen.

Basierend auf realistischen Zielen werden OKRs auf Unternehmensebene formuliert, wobei Ziele auf eine übergreifende Zielsetzung einzahlen sollen, z. B. „Werden Sie der Anbieter Nummer eins für X in unserem Heimatmarkt“ oder „Der attraktivste Arbeitgeber für Softwareentwickler in München.“ Zu jedem Ziel gehören 2 bis 4 Schlüsselergebnisse, bei denen es sich um messbare Ziele handeln muss, die idealerweise quantitativer Natur sind, um sie in Prozentsätzen der Leistung über das Quartal, in dem sie sich befinden, aufzuteilen.Beispiele könnten sein: “Erreiche 1.0 mio € Umsatz in Deutschland” oder “Erhalte 25 Initiativbewerbungen in Q1”. Ein wachsendes Verzeichnis von OKRs für verschiedene Abteilungen, finden Sie hier bei unseren Beispielen.

Der umfassendere Prozess umfasst dann die Analyse der OKRs aller Teams, um zu prüfen ob Interessenkonflikte vorliegen, die vorher behoben werden müssen, damit das gesamte Unternehmen auf die gleichen Ziele hinarbeitet, ohne, dass Teams durch die Kapazität anderer Teams blockiert werden oder diese auf falsch ausgerichtete oder widersprüchliche Ziele hinarbeiten. Auch OKRs sollten als Output-KPIs formuliert werden, damit die Mittel zur Erreichung eines Ziels nicht für die Aufgabenliste vorgegeben sind, sondern Flexibilität bei der Erreichung dieser Ziele mit intelligenten Initiativen geboten wird. OKRs sollten zudem so sinnvoll sein, dass sie die alltäglichen operativen Aufgaben der Teams umfassen und nicht an der Spitze stehen, was es zunächst schwierig macht, sie zu erreichen.

Im Laufe des Quartals finden regelmäßige Anpassungen statt, inwieweit die OKRs erfüllt werden und es wird diskutiert, wie die Zielsetzungen besser erreicht werden können, wenn ein Team im Rückstand ist. Auf der Ebene der persönlichen OKRs werden, neben den Geschäftszielen, regelmäßig Ziele zur persönlichen Entwicklung aufgenommen, sodass das Tool auch für das Personalmanagement verwendet werden kann. Es ist wichtig zu beachtet, dass die Regeln aus dem Buch befolgt werden sollten, d.h. wie sie festgelegt und formuliert werden und wie sie interagieren oder Sie sollten die Prozesse so anpassen, dass sie für Ihr Unternehmen in jedem Fall funktionieren.

Sagen wir, Sie haben OKRs bereits definiert oder verwenden sie bereits. Wie können Sie nun sicherstellen, dass Sie nicht wöchentlich Stunden damit verbringen, alle Daten und Fakten zu sammeln, um die Auswertung darzustellen? Nun, so setzen wir es im Detail bei KEMB um:

2. Wie automatisiere ich OKRs mit Hilfe von Google Sheets?

Wie viele von Ihnen lieben wir es langwierige Prozesse zu automatisieren. Das manuelle Sammeln von Eingabenummern für unsere OKRs ist eine dieser Aufgaben. Wir wissen natürlich, dass es manchmal keine Möglichkeit gibt Datenimporte zu automatisieren und das manuelle Hinzufügen von Einträgen die einzige Möglichkeit ist. In allen anderen Fällen empfehlen wir jedoch dringend, Ihre Importe zu automatisieren.

Wir empfehlen, Ihre OKRs mindestens einmal pro Woche zu besprechen. Daher haben wir eine einfache Vorlage erstellt, die Ihre Fortschritte wöchentlich anzeigt. Jetzt liegt es an Ihnen, Ihre Datenerfassung zu automatisieren. Dies lässt sich in fünf einfachen Schritten umsetzen.

2.1 SMARTe Ziele setzen

Stellen Sie beim Festlegen Ihrer Ziele sicher, dass Sie SMART-Ziele festlegen. In diesem Fall ist das „M“ für messbar wichtig, wenn es um Automatisierung geht. Wir haben festgestellt, dass die Verwendung der OKR-Automatisierung Sie herausfordert, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele leicht messbar sind

2.2 Woher bekomme ich meine Daten?

Sobald Sie festgelegt haben welche Messgrößen Sie benötigen um Ihre Schlüsselergebnisse zu überprüfen, ist es an der Zeit zu überprüfen ob Sie diese Werte mit Hilfe von Supermetrics queries automatisch importieren können. Eine Liste mit allen Quellen finden sie hier. (https://supermetrics.com/integrations)

2.3 Erstellen Sie einen Import mit Supermetrics Queries

Wir empfehlen dringend, eine Registerkarte “Importieren” zu verwenden, auf der Sie alle Ihre Rohdaten erfassen, bevor Sie sie in Ihre OKR-Übersicht importieren. In unserer Vorlage verwenden wir einen wöchentlichen Import, bei dem wir unsere gewünschten Daten im Datumsbereich „Jahr bis Datum“ abrufen und die gewünschten Daten nach „Jahr & Woche (Mo-So)“ aufteilen.

2.4 Verlinken Sie einzelne Zellen 

Nachdem wir die, zur Verfolgung unserer OKRs, erforderlichen Daten erfolgreich importiert haben, müssen wir die Zellen in der Übersicht verknüpfen, um Ihre Bewertung zu erhalten.

2.5 Einen automatischen Refresh und E-Mail erstellen

Sobald Ihre wichtigsten Ergebnisse importiert wurden und Sie Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit Ihren Zielen verknüpft haben, ist es Zeit die wöchentliche Aktualisierung einzurichten. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Ihre wichtigsten Ergebnisse automatisch wöchentlich aktualisiert werden. Um noch mehr Sichtbarkeit zu schaffen, können Sie automatisch eine wöchentliche Update-E-Mail an Ihre Teammitglieder senden.

Dieser Prozess mag zunächst etwas komplex erscheinen, aber nachdem wir diese Übung einmal durchgeführt haben, sehen wir die folgenden Vorteile:

1. Zeitersparnis, da Supermetrics die erforderlichen Daten automatisch abruft

2. Mehr Bewusstsein und ein besseres Verständnis der Team- und persönlichen OKRs innerhalb der Teams

3. Keine “Copy and Paste” Fehler mehr

4. Keine wöchentliche Abstimmung, bei der Zahlen fehlen

Wählen Sie den Supermetrics-Plan aus, der die benötigten Anschlüsse bietet. Hier sind einige Beispiele für die gängigsten Tools, mit denen wir OKRs einfach automatisieren können: Marketingleistung: Google Analytics, Google Ads, Linkedin Ads, Facebook-Anzeigen.

Um Keyresults zu erhalten wie:

1. Steigerung der organischen Reichweite von (Website) X auf Y

2. Erhöhung der Conversion Rate von LinkedIn Kampagnen um 10% von 2.5 auf 2.75

3. Verdopplung der Leads von Partner Webinars von 20 auf 40 

Eine ausführliche Liste von weiteren OKRs – gesplittet nach Abteilung finden Sie hier. Diese haben wir erstellt, um Ihnen dabei zu helfen, neue Ideen und Perspektiven für die Verfolgung von Ziel- und Schlüsselergebnissen pro Abteilung zu erhalten. (Teilen Sie uns Ihre Vorschläge mit, wir fügen sie gerne dem Airtable hinzu.)

3. Wie erstelle ich ein OKR Dashboard?

Jetzt kennen wir die Grundlagen von OKRs und haben das Grundkonzept der Verfolgung Ihrer wichtigsten Ergebnisse erörtert. Der nächste Schritt ist es, unsere eigenes OKR-Dashboards zu erstellen.

Wie bereits erläutert, empfehlen wir OKRs auf drei Ebenen zu definieren:

1. Unternehmens OKRs, verbinden die übergreifende Unternehmensstrategie mit einer einfachen und klaren Zielsetzung

2. Team OKRs, eine Untergruppe von Zielen, für die ein Team verantwortlich ist und die in die OKRs des gesamten Unternehmens einfließen

Persönliche OKRs, sind optional, jedoch ein großartiges Werkzeug, um die Mitarbeiter zu befähigen, noch weiter zu gehen. Wir empfehlen außerdem, Teile der Team-OKRs in Kombination mit OKRs für die persönliche Entwicklung zu verbinden

In unserer Vorlage haben wir Übersichten für alle drei oben genannten Elemente erstellt, wobei Team und Unternehmen eine Vorlage bilden und Personal eine eigene Vorlage behält.

3.1 Step by Step Anleitung

Genug Theorie. Lasst uns mit der Umsetzung beginnen. Wir starten mit Team / Unternehmens OKRs.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Kopie von genau diesem Google Sheet. Klicken Sie auf Datei—> “Kopieren”.

Dieses neue Blatt ist Ihr OKR-Masterfile. Verwenden Sie dies als eine Datei, in der Sie alle Ihre OKRs sammeln.

Schritt 2: Duplizieren Sie die einzelnen Registerkarten für jedes Ihrer Teammitglieder und benennen Sie sie.
Klicken Sie auf die Registerkarten unten und wählen Sie Duplizieren. Indem Sie immer mit einem Duplikat arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie die OKRs Ihrer Teammitglieder niemals ändern oder entfernen.

Schritt 3: Datum einstellen 
Klicken (Doppelklick) Sie auf die Zellen B2 und D2 und wählen Sie den ersten und den letzten Tag des Quartals aus. Dies tun wir, um zu berechnen, wie viele Tage sich in Ihrem ausgewählten Quartal befinden.

Jetzt ist die Grundeinstellung für Ihr Sheet abgeschlossen und wir sind bereit, Ihre Ziele und wichtigsten Ergebnisse hinzuzufügen.

3.2 Festlegen Ihrer Ziele & Key Results

Beginnen wir zunächst mit einem einfachen Beispiel. Nehmen wir an, unser Ziel ist es, die Anzahl der Verkäufe unseres Unternehmens im Vergleich zum letzten Quartal zu verdoppeln. Dazu haben wir unsere ersten Schlüsselergebnisse „Wir wollen unsere organische Webseite auf 7.000 steigern”.

Also tragen wir unser Ziel (Objective) sowie das Ergebnis (Key Result)in Spalte B ein.

3.3 Abrufen Ihrer Daten

Als nächsten Schritt müssen wir die Supermetrics-Abfrage einrichten, die uns die Anzahl aller wöchentlichen organischen Website-Besucher angibt.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, ist es jetzt an der Zeit das Supermetrics-Add on für Google Sheets zu installieren.

Klicken Sie in Ihrer Navigation auf “Add-Ons”> “Get-Addons”> suchen Sie nach Supermetrics und klicken Sie auf “Installieren”.

Wenn Sie das Supermetrics Add on bereits installiert haben, starten Sie das zugehörige Sidebar.

Nachdem die Sidebar gestartet wurde, öffnen wir die Registerkarte “Datenimport – Team / Unternehmen”, klicken auf Zelle B8 und beginnen mit der Erstellung unserer grundlegenden Abfrage, um unsere wöchentlichen Besuche auf organischen Websites abzurufen.

Daher wählen wir für unsere Beispielabfrage die folgenden Elemente aus:

Klicken Sie nun auf “Daten in Tabelle abrufen” und Ihre Daten sollten korrekt abgebildet werden. Nach dem Import Ihrer Daten empfehlen wir dringend, Ihre importierten Zahlen mit der Quelle zu vergleichen, um zu überprüfen ob Ihre Abfrage korrekt ist.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle Daten zu erfassen, die Sie zum Messen Ihrer OKRs benötigen. Beachten Sie jedoch, dass Sie mithilfe der Funktionen „Metriken auswählen“ und „Aufteilen nach“ möglicherweise Daten für mehrere Schlüsselergebnisse aus derselben Quelle importieren können.

3.4 Ziele und Werte miteinander verknüpfen

Nachdem Sie alle Daten in die Registerkarte “Data Import – Team/Company” importiert haben, können wir diese Daten mit Ihren sog. “Key Results” abgleichen. Öffnen Sie hierfür die Registerkarte“Team/Company (make a copy)” tab und wechseln Sie zur Zelle E11.

Folgende Formel verwenden wir um 1. relevante Werte zu importieren und 2. diese mit unserem Ziel abzugleichen und zu bewerten

=’Data Import – Team/Company’!B9/7000
  passender Wert wöchentlich / Key Result Wert

3. Diese einfache Formel zeigt Ihnen den aktuellen Stand ihres Ziels, basierend auf den angegebenen Werten zur Zielerreichung.

Jetzt möchten wir sicherstellen, dass die Daten für die Jahreswoche angezeigt werden, indem wir zwei Elemente hinzufügen:

Zuerst kopieren wir die Formel aus Zelle E11 in F11

1. Addieren Sie die Zellen der Vorwoche
=((‘Data Import – Team/Company’!B9/7000)+D11))

2. Stellen Sie sicher, dass Zellen, die in der Zukunft liegen, keine Daten beinhalten indem Sie eine “if”-clause Formel einfügen, die überprüft ob sich das Datum in der Zukunft befindet.
=IF(E$9>=TODAY();””;((‘Data Import – Team/Company’!B9/7000)+D11))

3. So können wir die Zellen problemlos kopieren und sicherstellen, dass die wöchentlichen Zahlen angezeigt werden, sobald ein neues Ergebnis abgerufen werden kann.

4. Ziehen Sie die Formel nach unten und aktualisieren sie die Importe und Zielwerte. Alle anderen Bestandteile der Formel können unberührt bleiben

3.5 Automatisieren Sie die wöchentliche Aktualisierung

Unser OKR-Bericht ist jetzt einsatzbereit. Als letztes müssen wir sicherstellen, dass unser Bericht automatisch aktualisiert wird. Beachten Sie, dass dies eine Funktion ist, die nur in der kostenpflichtigen Version von Supermetrics verfügbar ist.

Alternativ können Sie eine Aktualisierung des Datenimports in der kostenlosen Version manuell über “Add-Ons”> “Supermetrics”> “Abfragen aktualisieren” starten.

In den kostenpflichtigen Versionen können Sie die Option “Aktualisieren und E-Mails planen” verwenden, die Sie unter “Add-Ons”> “Supermetrics”> “Aktualisieren und E-Mail-Versand planen” finden.

Hier empfehlen wir Ihnen, Ihr wöchentliches Update am frühen Montagmorgen durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten vollständig sind und Ihr Dokument zu Beginn der Woche vollständig aktualisiert wird.

Sie können auch die E-Mail-Automatisierung einrichten, die eine E-Mail versendet, sobald Ihre Berichte aktualisiert wurden. Hier empfehlen wir, diese Funktion nicht zum Senden von E-Mails an alle Mitarbeiter zu verwenden, da Sie möglicherweise die Nummern auswerten möchten, bevor sie freigegeben werden. Prüfen Sie zudem das Kontrollkästchen “E-Mail-Benachrichtigungen senden, wenn Abfragen bei der Aktualisierung fehlschlagen”, da Sie dadurch auch eine Nachricht erhalten, wenn eine Ihrer Abfragen nicht ausgeführt werden kann.

3.6 Quartalsende, was nun?

Nachdem Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben, sollten Sie nun über ein automatisiertes OKR-Berichtsblatt verfügen, das Sie auf Unternehmens-, Team- und persönlicher Ebene verwenden können. Sobald Ihr Quartal beendet ist, empfehlen wir, alle Werte zu korrigieren, indem Sie “Alle Zellen auswählen”> “Kopieren”> “Nur Werte einfügen” auswählen. Auf diese Weise korrigieren Sie alle Werte und können Importe für die OKRs Ihrer nächsten Quartale verwenden.

Dieser Prozess verhilft Ihnen auch zu einem klaren Archiv inkl. historischer OKRs und Erfolge.

4. Einführung von OKRs innerhalb Teams

Wenn Sie mit der Strukturierung Ihrer OKRs fertig sind und Sie den Report automatisiert haben, ist es Zeit diese Messung innerhalb des Unternehmens und der jeweiligen Teams einzuführen. Für uns haben OKRs drei Aspekte, die sie wirklich effizient machen, wenn ein Unternehmen bereit ist, alle Vorteile daraus zu ziehen:

Transparenz

OKRs funktionieren am besten, wenn sie ein Höchstmaß an Transparenz aufweisen. Dies bedeutet nicht, dass Sie jedem Praktikanten die EBIT-Marge und den Cashflow melden müssen, sondern dass Sie Ihre OKRs so gestalten, dass jeder Mitarbeiter versteht, wie sich das Unternehmen entwickelt und welche Maßnahmen initiiert werden, um zu wachsen. Diese Sichtbarkeit kann folgendermaßen aussehen: Zum Beispiel können alle Team- und Unternehmens-OKRs für jeden (Vollzeit-) Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Wir hatten sogar Fälle, in denen die persönlichen OKRs für alle Mitarbeiter transparent waren, nicht um sich gegenseitig zu beurteilen, sondern um besser zu verstehen, was der Einzelne leistet und wo ggf. Prioritäten gesetzt werden. Wenn Sie auf Google Drive basieren, macht Google Sheets das Teilen wirklich einfach, da der Freigabeprozess nur einen Klick entfernt ist (vorausgesetzt Sie wissen, wer genau welches Detail einsehen darf).

Beteiligung 

OKRs sind ein großartiges Mittel, um das gesamte Potenzial Ihres Unternehmens zu aktivieren. Holen Sie sich Input von den Teammitgliedern für die Team-OKRs, verwenden Sie die persönlichen OKRs, um zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter wachsen möchten und unterstützen Sie Ihr Team mit Ressourcen für Schulungen und Konferenzen. Sprechen Sie über die OKRs der anderen Teams mit Ihrem Team, um Ihnen ein besseres Verständnis der Funktionsweise des Unternehmens und der Interaktion aller Teams zu vermitteln. Wir haben sehr oft beobachtet, dass besonders stark visualisierte Dashboards zur Inspirationsquelle für andere Teams dienen. So sind sehr häufig neue Ideen entstanden, die sich positiv auf viele Prozesse auswirken konnten.

Unternehmenskultur

Durch Sichtbarkeit und Engagement erzeugen Sie in Ihrem gesamten Unternehmen eine ganz neue Stimmung und inspirieren zu einer neuen Kultur. Die Mitarbeiter bekommen ein besseres Verständnis für die tägliche Arbeit ihrer jeweiligen Kollegen und wie jeder zu einer gemeinsamen Vision beiträgt. Alle fühlen sich involviert und ernst genommen, wenn Sie ihre Erfolge feiern oder Unterstützung benötigen, sollten OKRs verfehlt werden. Es ist viel einfacher, faktenbasiert Ereignisse zu diskutieren, wenn Sie eine Transparenz über Zahlen haben, eine Grundlage für Hypothesen, warum die Dinge gut funktionieren oder nicht und das Vertrauen zu experimentieren, da die Auswirkungen nahezu in Echtzeit sichtbar sind. Wir sind der festen Überzeugung, dass OKRs jedem Unternehmen helfen können, Arbeit weniger als Arbeit wahr zu nehmen sondern vielmehr als gemeinsame Zielsetzung zu empfinden.

5. So verbessern Sie sich kontinuierlich 

Langfristig gesehen können OKRs ein wirklich mächtiges Werkzeug sein.

In den meisten Setups, in denen wir OKRs implementiert haben, konnten wir im Laufe der Zeit Verbesserungen feststellen und gerade anfangs ist der neue Prozess nicht einfach.

Wenn Sie es z.B. nicht gewohnt sind eine einfache Zielsetzung zu formulieren oder wenig Erfahrung mit einer solchen Zieldefinition haben, beginnen Sie am Besten mit ein paar Schlüssel-Ergebnissen, die eher wie eine Checkliste funktionieren. Interdependenzen zwischen Teams werden durch den regelmäßigen Austausch entdeckt und so die Zusammenarbeit optimiert, gerade wenn es innerhalb der täglichen Arbeit Grenzen oder Probleme gibt. Gerade in Bereichen wie Human Resources oder Accounting kann es schwierig sein immer wieder neue und herausfordernde Zielsetzungen zu definieren, die Tag für Tag die Arbeit jedes einzelnen ideal widerspiegeln.

Insbesondere mit OKRs ist Kommunikation unerlässlich. Verwenden Sie die OKRs, um sich regelmäßig mit Ihrem Team auszutauschen z.B. wenn Sie Fortschritte machen, nur begrenzte Ressourcen vorhanden sind oder Road-Blocker identifiziert werden.

Wir haben OKRs zu einem festen Bestandteil gemacht und vierteljährlich einen Offsite-Standort eingerichtet, an dem wir je nach Teamgröße ein oder zwei Tage blockieren, um die gesamten OKR-Struktur zu evaluieren und Ergebnisse zu besprechen. In diesem Offsite dokumentieren wir, was gut und was schlecht gelaufen ist und sammeln Feedback zu den geplanten OKRs: Arbeiten wir wirklich alle in diesem Quartal auf ein gemeinsames Ziel hin und wo können wir uns verbessern? 

Oft sind gerade die ersten Runden sehr detailliert geplant und erfahrungsgemäß sind die Ressourcen begrenzt, jedoch ist es gerade wichtig sich für diese Aufgabe Zeit zu nehmen, um diese Zielsetzung auf lange Sicht erfolgreich zu etablieren. 

Damit ist unser Artikel über OKRs und deren Automatisierung abgeschlossen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie uns gerne jederzeit via  https://wearekemb.com kontaktieren. Auch wenn Sie Unterstützung bei der Automatisierung Ihrer OKRs mit Supermetrics benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter.