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Rechnungserstellung mit Zervant und Toggl


Emanuel Breitsameter - April 28, 2020 - 0 comments

Es ist Anfang des Monats und für Freelancer / Agenturen bedeutet das Zeit für die Rechnungsstellung ist. Es könnte viel mehr Spaß machen, wenn es nicht jedes mal so mühsam wäre zu erstellen, zu aktualisieren, zu prüfen ….. bis schließlich alle Rechnungen fertig sind und versendet werden können. Wertvolle Zeit, die praktisch zum Fenster hinaus geworfen wird, könnte besser und effektiver in andere Arbeitsbereiche investiert werden.

Um den Arbeitsablauf zu verbessern und das Problem zu lösen, haben wir uns zum Thema Rechnungserstellung schlau gemacht und sind auf eine gute Lösung mit zervant gestoßen, das sich Hand in Hand / optimal mit unserem Zeiterfassungssystem toggl verbindet. In diesem Beitrag wollen wir unseren Arbeitsprozess / Arbeitsablauf kurz skizzieren, der Ihnen helfen kann Zeit zu sparen.

Zervant und toggl – ein Überblick

Zuerst eine kurze Einführung in die beiden Tools: bei zervant handelt es sich um ein Rechnungsstellungs-Tool, das Sie beim Erstellen Ihrer Rechnungen unterstützt. Kundendaten und Leistungen können gespeichert werden, um die Erstellung zukünftiger Rechnungen erheblich zu vereinfachen. Zusätzliche Funktionen beinhalten Rechnungsvorlagen, einen direkten Rechnungsversand an Kunden sowie grundlegende Dashboard-Funktionen, um alle Rechnungen im Auge zu behalten. Das Beste an zervant: die meisten grundlegenden Funktionen sind kostenlos. Sie Fragen sich, wie zervant damit Geld verdient? Wenn Sie Rechnungen per Post direkt mittels des Tools versenden möchten, können Sie diesen Service als Premium Funktion hinzufügen. Obwohl es eine Premium Version gibt, sind wir mit der kostenlosen Version zufrieden.

Wir verwenden Toggl, um unsere Arbeitszeit zu erfassen. Dieses Tool ist sehr praktisch, da Kunden und Projekte mit jeweiligen Studensätzen vordefiniert werden können und es die Möglichkeit zur Integration in viele externe Websites bietet. Für uns war die Verbindung von Toggl mit Asana ein „Spielveränderer“. Mit dieser Verbindung, klicken wir auf Toggls leuchtend roten Knopf bei jedem Asana-ticket, um die Zeit zu verfolgen, die auf die Kundenprojekten aufgewendet wurden. Wir werden in einem späteren Blog-Beitrag näher darauf eingehen.

Beschleunigung der Rechnungsstellung

Wenn Sie eine grundlegende Anleitung zum Einrichten von zervant benötigen, folgen Sie dem Link zu zervants informativem Helpcenter. Sobald alle wichtigen Bestandteile / alles wichtige eingerichtet wurde, ist es Zeit für ein bisschen Magie. Zunächst müssen alle ihre Kunden importiert werden. Im oberen Navigationsmenü finden Sie den Menüpunkt „Kunden“. Wenn Sie darauf klicken, wird die Seite „Kunden“ geöffnet. Dort sehen Sie die Möglichkeit, entweder Ihre Kunden manuell einzugeben oder eine CSV Datei hochzuladen. Wir konnten unsere Kunden schnell importieren, indem wir die Informationen unserer Kunden aus unserem CRM exportiert und auf Zervant hochgeladen haben. 50% des Prozesses sind damit bereits erledigt.

Als nächstes müssen Sie die von Ihnen bereitgestellten Dienste hochladen. Dieser Prozess ist etwas weniger selbstverständlich. Zuerst müssen Sie oben rechts im Hauptnavigationsmenü auf „Mein Konto“ klicken. Dann finden Sie auf der linken Seite „Produkte und Dienstleistungen“. Wenn Sie darauf klicken, wird die Übersicht über die aktuellen Dienste geöffnet und Sie können weitere hochladen. Nach Ende des Rechnungsmonats wechseln wir zu Toggl und exportieren schnell alle Projekte von Toggl nach Zervant (siehe Abbildung unten). Diese Übersicht enthält den Kunden, das Projekt sowie den Stundensatz, den wir für den zweiten Schritt benötigen.

Die exportierte CSV- Datei kann in dieses Blatt eingefügt werden, das wir generiert haben, um unsere Rechnungsstellung noch weiter zu beschleunigen. Machen sie ruhig eine Kopie und verwenden Sie diese für ihren Gebrauch. Das Blatt kombiniert die Projekte mit dem Kunden und fügt die Einheit, normalerweise Stunden, und die Mehrwertsteuer zu der Zeile hinzu, die wir im letzten Schritt für den Import benötigen.

Im letzten Schritt generieren wir einen CSV-Export aus dem Google-Sheet und laden dieses zu den Produkten in Zervant hoch. Sie müssen die Spaltenüberschriften, wie im Screenshot gezeigt, auswählen, damit Zervant die Spalten den richtigen Informationen zuordnet. Sobald Sie auf Import klicken, stehen ab sofort alle Produkte zur Rechnungsstellung zur Verfügung. Mit jedem Kunden können Sie schnell nach zusätzlichen Dienstleistungen suchen und diese einfach der Rechnung hinzufügen. Da wir viele monatlich wiederkehrende Posten auf unseren Rechnungen haben, müssen wir diesen Prozess nur für neue Kunden oder einmalige Projekte befolgen.

Das Ändern des Prozesses auf das, was wir in diesem Beitrag erklärt haben, hat uns viel Zeit und Ärger erspart. Die Rechnungsstellung ist zu dem geworden, was sie sein soll: die Belohnung für all Ihre harte Arbeit auf dem Papier.

Wir hoffen, dass Sie dies für Ihre Rechnungsstellung hilfreich finden. Wenn Sie Fragen oder Änderungen zum Prozess haben, lassen Sie es uns wissen. Wie gehen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung vor? Haben Sie andere Möglichkeiten gefunden, um Zeit zu sparen? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar unten. Wenn Sie Hilfe bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen, Business Intelligence oder Marketing benötigen, wenden Sie sich ebenfalls an uns. Gerne aktualisieren wir unseren Zervant für Sie!

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